Logiciel de gestion de salle de spectacle : ce qu'il doit faire

Ce qu'une salle gère au quotidien

Prenez un théâtre municipal avec un plateau, un studio de répétition et deux loges. En une semaine, l'équipe tient en même temps :

• Le planning des espaces. Le plateau pour un montage le mardi, le studio prêté à une compagnie en résidence, les loges attribuées le soir de la représentation, et l'atelier du jeudi soir.
• L'accueil des compagnies. Qui arrive quand, à combien, où l'équipe dort, ce qu'elle mange, qui va la chercher à la gare. Tout ça finit dans une feuille de route.
• La billetterie. Jauges, tarifs, réservations, invitations, pointage à l'entrée.
• Les bénévoles. Accueil du public, bar, vestiaire : qui vient, sur quel créneau, où sont les trous.
• Les adhérents. Pour une salle associative, les adhésions et les envois qui vont avec.
• La comptabilité. Recettes et dépenses par spectacle et par saison, pour le bilan et les dossiers de subvention.

Chacun de ces sujets tient très bien dans un tableur. Ça se complique quand ils doivent se parler.

Pourquoi le tableur partagé finit par coincer

Le tableur rend service longtemps. Il coince sur trois points, toujours les mêmes.

Les versions. Un fichier sur le drive, une copie envoyée par mail à la régie, une autre imprimée et annotée au stylo. Le jour où l'horaire de la balance change, une des trois copies reste en l'état. Souvent, c'est celle que la compagnie a reçue.

Les conflits de réservation. Un tableur ne sait pas qu'une loge ne peut pas servir à deux équipes le même soir. Deux personnes réservent le studio sur deux onglets différents. On s'en aperçoit quand les deux équipes attendent devant la porte.

Les infos dispersées. Le régime alimentaire du metteur en scène est dans un mail, l'adresse de l'hôtel dans un autre, le nombre de bénévoles au bar dans un troisième fichier. Pour faire la feuille de route, quelqu'un recopie tout à la main, la veille. C'est souvent la même personne. Quand elle quitte le lieu, ce qu'elle savait part avec elle.

Les critères pour choisir un logiciel de salle de spectacle

Les démonstrations se ressemblent. Pour comparer, gardez cette liste sous la main et posez chaque question à chaque éditeur.

• Un planning multi-espaces qui détecte les conflits. Salles, studios et loges sur une même vue, avec une alerte quand deux réservations se chevauchent. En démo, réservez deux fois la même loge : le logiciel doit vous arrêter.
• Un accès des compagnies sans compte. Une équipe accueillie trois jours par an ne créera pas de compte, et elle aura raison. Un lien vers ses informations suffit.
• Des feuilles de route générées. Si les horaires, l'hébergement et les repas sont saisis, la feuille de route doit sortir de l'outil, à jour. Si elle se refait à la main, le logiciel n'a fait que déplacer le tableur.
• La billetterie, intégrée ou non. Intégrée, elle évite la double saisie. Si vous tenez à votre billetterie actuelle, vérifiez que le reste de l'outil fonctionne sans.
• Un prix qui suit les espaces, pas les utilisateurs. Régie, administration, accueil, bureau de l'association : beaucoup de gens ont besoin d'un accès. Un tarif par utilisateur pousse à partager les identifiants. Un tarif par espace colle mieux à la vie d'un lieu.
• La reprise des données. Contacts, adhérents, saisons passées : qui fait la reprise, vous ou l'éditeur, et est-elle comprise dans le prix ? Demandez aussi comment récupérer vos données si vous partez un jour.
• Le support. Qui répond, par quel canal, et combien d'heures sont comprises. Une veille de première, ça compte.
• L'hébergement des données. Vous stockez les coordonnées de bénévoles, d'adhérents et de spectateurs. Demandez où sont les serveurs, qui a accès aux données et comment elles sont sauvegardées.

Tableur ou logiciel : le comparatif honnête

Un logiciel n'est pas toujours la bonne réponse. Voici ce que chacun fait bien, et là où il lâche.

Une seule salle, peu de dates, une personne qui tient le planning sans accroc : gardez votre tableur. Le logiciel devient utile quand plusieurs personnes réservent les mêmes espaces, quand les compagnies s'enchaînent, ou quand chaque feuille de route se refait à la main.

L'offre Lieu d'Octoshow Accueil

JandBProd édite Octoshow Accueil pour les lieux culturels et les festivals. L'offre Lieu vise les salles à plusieurs espaces.

La remise de -25% est réservée aux 10 premières structures qui nous rejoignent. Elle vaut aussi longtemps que vous restez abonné.

Ces points s'ajoutent aux fonctions décrites sur la page Fonctionnalités : fiche événement (horaires, contacts prod, tech et hospitalité, documents), planning et portail des bénévoles avec inscription par lien, feuille de route bénévole imprimable, billetterie et pointage, adhérents, suivi des recettes et des dépenses avec export CSV.

Une seule salle ? L'offre Saison couvre un espace programmable, à 79 €/mois (59,25 €/mois avec la remise de lancement), avec 1 h de support comprise par mois.

La démo en ligne s'ouvre sans inscription, sur des données fictives. La démo de 20 minutes, elle, part d'un de vos événements réels.

Questions fréquentes

Combien coûte un logiciel pour une salle de spectacle ?

Le mode de calcul change d'un éditeur à l'autre : par utilisateur, par espace ou par édition. Chez Octoshow Accueil, le prix suit le nombre d'espaces que vous programmez, jamais le nombre de personnes dans votre équipe : 79 €/mois pour un espace (offre Saison), 200 €/mois pour des espaces illimités (offre Lieu), -25% pour les 10 premières structures. Prix fixe garanti 3 ans, aucune taxe à ajouter (franchise en base de TVA). Le détail est sur la page Tarifs.

Les compagnies doivent-elles créer un compte ?

Non. Avec l'offre Lieu, les compagnies accueillies accèdent par un lien. Elles n'ont pas de compte à créer pour trois jours de résidence ou une date isolée.

Peut-on reprendre nos données existantes ?

Oui. La reprise de vos données existantes est comprise dans l'offre Lieu. Le plus simple est d'en parler pendant la démo, avec vos fichiers actuels sous les yeux.

Faut-il installer quelque chose ?

Non. Octoshow Accueil s'utilise depuis un navigateur, il n'y a rien à installer. Les bénévoles et les compagnies arrivent par un simple lien.

Côté bénévoles, lisez aussi notre guide logiciel bénévoles pour une association culturelle.