Feuille de route de festival : accueillir artistes et bénévoles
14h, une compagnie attend devant une grille fermée : personne ne lui a dit de passer par l'entrée des artistes. Ce genre d'accroc vient presque toujours d'une information pas écrite, ou pas arrivée à la bonne personne. La feuille de route sert à ça.
Deux feuilles de route, deux lecteurs
On dit « la feuille de route » au singulier. En festival, il en faut deux.
La première part chez chaque compagnie accueillie et répond à une question : comment se passe ma journée chez vous ? Arrivée, accès, horaires, repas, hébergement, personne à appeler. Une compagnie, un jour, une feuille. De son côté, la compagnie en tournée a la sienne : le modèle de feuille de route de tournée.
La seconde reste dans la maison : celle de l'équipe et des bénévoles, qui dit qui tient quel poste, où, quand et sous la responsabilité de qui.
Les fondre en un seul document, c'est s'assurer que personne ne le lira jusqu'au bout.
La feuille de route d'une compagnie accueillie, rubrique par rubrique
Elle se lit souvent dans le camion. Voici les rubriques, dans l'ordre où la compagnie en a besoin.
Accueil
L'heure d'arrivée, le point de rendez-vous exact (pas seulement l'adresse du festival) et le nom du référent, avec un portable joignable ce jour-là. S'il change le soir, on écrit les deux noms et l'heure du relais.
Accès et déchargement
Par où entrer quand le site est fermé au public, où garer le véhicule, jusqu'à quelle heure décharger. Un repère concret (« le portail vert après la boulangerie ») vaut mieux qu'un long paragraphe.
Plan du site
Un plan simple, même dessiné à la main : accueil artistes, scène, loges, catering, toilettes, parking. Sur un site éclaté, c'est la rubrique qui évite le plus d'appels.
Planning de la journée
Déchargement, montage, balances, repas, représentation, démontage, départ : chaque étape a une heure précise, jamais « en fin d'après-midi ».
Hébergement
L'adresse, le nombre de lits, la remise des clés, le petit-déjeuner, le trajet depuis le site, et qui conduit si c'est loin.
Repas et régimes
Les repas prévus, le lieu, l'heure du service, le nombre de couverts. Les régimes demandés par la compagnie sont recopiés noir sur blanc : elle vérifie ainsi qu'ils sont arrivés jusqu'à la cuisine.
Loges
Où elles sont, qui garde la clé, ce qu'on y trouve : eau, miroir, portant, douche ou pas. Une loge partagée se signale avant, pas sur place.
Technique
Inutile de recopier la fiche technique : on renvoie à la version validée, avec sa date, et on nomme le régisseur du festival qui suit la compagnie.
Accréditations, badges et invitations
Combien de badges ou de bracelets, où les retirer, ce qu'ils ouvrent. Pour les invitations : combien, à quel nom, à retirer où.
Contacts d'urgence
Peu de numéros, mais qui répondent ce jour-là : le référent, la régie générale, une permanence du festival. Si le réseau passe mal, un endroit précis où trouver quelqu'un.
La feuille de route des bénévoles
Même logique, mais on l'écrit pour une personne, pas pour un poste. Le bénévole veut savoir ce que lui fait. Sa feuille contient :
- ses créneaux, avec l'heure de début et de fin ;
- son poste sur chaque créneau : bar, billetterie, accueil du public, parking ;
- le nom et le numéro de son responsable de poste ;
- le point de rendez-vous ;
- les consignes : la caisse, le stock, à qui passer le relais ;
- l'heure et le lieu de son repas.
Le responsable de poste a besoin de la vue inverse : qui est attendu chez lui, créneau par créneau. Les deux vues doivent sortir du même planning, sinon elles divergent à la première modification. Et la feuille doit se lire sur téléphone comme sur papier.
Un exemple rempli
Exemple fictif : festival, village, compagnie et personnes sont inventés.
Festival des Granges, à Saint-Exemple · Compagnie du Tiroir, « Les Valises » · samedi
- Accueil : 13h30 au parking de la salle des fêtes, entrée route du lavoir. Référente : Claire jusqu'à 19h, puis Paul.
- Accès : fourgon jusqu'à l'arrière du chapiteau avant 15h. Ensuite, le site ouvre au public.
- Planning : 14h déchargement et montage · 16h30 balances · 18h30 repas · 20h30 représentation (55 min) · 21h45 démontage · 23h départ.
- Hébergement : gîte communal à 3 km, 4 lits, clés remises par Claire, petit-déjeuner sur place.
- Repas : 4 repas chauds à 18h30, cantine de l'école, dont 1 végétarien et 1 sans gluten.
- Loges : salle de classe n° 2, fermée à clé (clé chez Claire). Eau, fruits, miroir, portant.
- Technique : fiche technique du 2 juin, suivie par Malik, régisseur. Pas de rideau de fond : on joue devant la toile du chapiteau.
- Accréditations : 4 bracelets à l'accueil artistes, 2 invitations en billetterie.
- Urgences : les portables de Claire, Paul, Malik et du point info.
Remplie, une feuille comme celle-ci tient sur une page. Au-delà, elle contient des choses qui ne concernent pas la compagnie.
Les erreurs qui reviennent chaque année
Plusieurs versions qui circulent. La v3 est partie jeudi, la compagnie a imprimé la v2. Chaque envoi porte sa date en haut de page et remplace clairement le précédent.
Des horaires qui ne suivent pas. Les balances ont été avancées d'une heure en réunion technique : la régie le sait, la feuille de route non. Les horaires de la compagnie doivent venir du même document que ceux de la régie.
Pas de référent nommé. « Adressez-vous à l'accueil » n'est pas un contact. Il faut un prénom et un numéro.
L'info de dernière minute noyée dans les mails. Le changement de parking glissé dans un long fil de mails ne sera pas relu dans le camion. Ce qui change la journée mérite une nouvelle version, annoncée par un message court.
Le modèle gratuit
Une feuille de route à envoyer à une compagnie accueillie : les rubriques de cette page, des champs à compléter et des conseils en gris à supprimer avant l'envoi. Le Word s'adapte à votre festival, le PDF s'imprime et se remplit à la main.
Avec Octoshow Accueil
Pour quelques compagnies, le modèle suffit. Quand le festival grandit, le vrai travail est de garder la feuille juste pour tout le monde. Octoshow Accueil réunit programmation, plannings, billetterie, bénévoles et hospitalité :
- une fiche par événement : horaires, représentations, contacts prod, tech et hospitalité, timeline, documents ;
- un planning des bénévoles qui montre les besoins et les inscrits ;
- un portail où les bénévoles s'inscrivent par un lien sécurisé, sans compte à créer ;
- une feuille de route par bénévole, avec ses créneaux, ses contacts et ses missions, imprimable et lisible sur mobile ;
- avec la formule Lieu, l'accès des compagnies accueillies par lien.
Le Pass Édition, pensé pour un festival, et les autres formules sont sur la page tarifs. Démo guidée : 20 minutes sur un de vos événements. Sur les bénévoles : comment j'ai arrêté Excel et le guide pour une association culturelle.
Questions fréquentes
Quelle différence entre la feuille de route et la fiche technique ?
La fiche technique vient de la compagnie et dit ce dont le spectacle a besoin sur scène. La feuille de route vient de l'organisateur et décrit la journée de la compagnie chez lui. La seconde renvoie à la première, sans la recopier.
Quand envoyer la feuille de route à une compagnie ?
Dès que le planning de sa journée est calé, puis en version finale quelques jours avant la date, en signalant ce qui a changé. La veille, un message court qui confirme l'heure et le lieu d'arrivée suffit.
Que mettre dans la feuille de route d'un bénévole ?
Ses créneaux, son poste, son responsable de poste et son numéro, le point de rendez-vous, les consignes et l'heure de son repas. Rien de plus.
Peut-on utiliser le modèle sans Octoshow Accueil ?
Oui. C'est un fichier Word et PDF autonome, à télécharger sans inscription. Vous l'adaptez à votre festival et vous l'envoyez comme n'importe quel document.
Vos feuilles de route vivent encore dans vos mails ?
20 minutes, un de vos événements réels. On vous montre ce que ça donne avec Octoshow Accueil.